Ministop khắc phục tình trạng mất doanh thu tại các cửa hàng tại Việt Nam

Ministop Co., Ltd. là công ty vận hành chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop tại Nhật Bản và nhiều quốc gia khác. Tập trung vào chiến lược mở rộng ra thị trường châu Á, Ministop đã đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình vận hành hệ thống tại Việt Nam.
Với các sự cố mất kết nối thường xuyên, doanh nghiệp không thể xây dựng hệ thống quản lý cửa hàng dựa trên hạ tầng IaaS từ nước ngoài.
Để khắc phục tình trạng này, Ministop quyết định di dời hạ tầng hệ thống về Việt Nam nhằm cải thiện chất lượng kết nối. IIJ đã hỗ trợ thực hiện thành công dự án di chuyển xuyên biên giới này chỉ trong vòng một tháng, giúp ổn định hoạt động hệ thống và giải quyết triệt để tình trạng mất cơ hội bán hàng.

Thách thức trước khi chuyển đổi

Các sự cố mất kết nối ảnh hưởng nghiêm trọng đến nghiệp vụ kế toán và quy trình đặt hàng.
Là công ty thành viên thuộc tập đoàn bán lẻ lớn Aeon, Ministop hiện vận hành khoảng 2.000 cửa hàng tiện lợi tại Nhật Bản, bao gồm cả cửa hàng chính thức và nhượng quyền. Trong những năm gần đây, doanh nghiệp mở rộng mạnh mẽ tại thị trường châu Á, với hơn 3.300 cửa hàng hoạt động tại Trung Quốc, Hàn Quốc, Philippines và Việt Nam.
“Chiến lược toàn cầu của chúng tôi không chỉ là mở rộng thị trường nước ngoài mà còn đưa các sản phẩm bán chạy từ nước ngoài về Nhật Bản sớm nhất để đón đầu xu hướng,” ông Takahisa Saito, đại diện bộ phận Hệ thống của Ministop chia sẻ.
Tại Việt Nam – một trong những thị trường tăng trưởng nhanh – Ministop đã phát triển ổn định từ năm 2011. Ban đầu, hệ thống quản lý cửa hàng tại đây được triển khai trên nền tảng IaaS đặt tại Trung Quốc (nơi Ministop đã có kinh nghiệm vận hành).
Tuy nhiên, chất lượng kết nối quốc tế không ổn định dẫn đến gián đoạn hệ thống thường xuyên. “Tính đến tháng 10/2018, chúng tôi có khoảng 120 cửa hàng đang hoạt động tại Việt Nam, nhưng gần như ngày nào cũng gặp sự cố kết nối,” ông Saito nhớ lại.
Hệ thống quản lý cửa hàng đóng vai trò trọng yếu trong các nghiệp vụ kế toán, quản lý bán hàng, phân phối và đặt hàng. Do đó, khi kết nối bị gián đoạn, mọi chức năng đều ngừng hoạt động. “Khi thời gian thanh toán kéo dài, nhân viên bị quá tải và có thể khiến khách hàng rời bỏ cửa hàng,” ông Tatsuro Yamamoto chia sẻ.
Ảnh hưởng còn lan rộng đến chuỗi cung ứng: “Chẳng hạn, chúng tôi từng phải hủy bỏ nguyên liệu làm cơm hộp tại nhà máy vì hệ thống lỗi khiến nhân viên cửa hàng không thể gửi đơn hàng,” ông Yamamoto cho biết. “Ưu tiên hàng đầu là xây dựng môi trường CNTT không làm gián đoạn hoạt động.”

Vì sao Ministop chọn FPT HI GIO CLOUD

Ministop quyết định di dời hệ thống quản lý từ Trung Quốc về Việt Nam để loại bỏ rủi ro từ kết nối quốc tế không ổn định.
Một số yêu cầu được đặt ra từ trụ sở tại Nhật Bản, bao gồm việc hợp tác với nhà cung cấp IaaS có thể hỗ trợ tiếng Nhật và phối hợp được với nhà phát triển SI tại Trung Quốc.
Sau quá trình đánh giá, Ministop đã chọn FPT HI GIO CLOUD – dịch vụ đám mây được phát triển bởi FPT Telecom (nhà cung cấp hạ tầng mạng hàng đầu Việt Nam) phối hợp cùng IIJ Group.
FPT HI GIO CLOUD không chỉ nổi bật về chất lượng IaaS mà còn có hồ sơ hợp tác với nhiều doanh nghiệp Nhật Bản. “Chúng tôi tin tưởng lựa chọn vì IIJ có đội ngũ hỗ trợ tiếng Anh và tiếng Việt, cũng như kinh nghiệm quốc tế,” ông Saito chia sẻ.
Vấn đề lớn nhất là hệ thống liên tục ngừng hoạt động do lỗi mạng. Trước yêu cầu cấp bách, IIJ đã thể hiện khả năng quản lý dự án và kỹ thuật vượt trội. Từ tháng 10/2018, IIJ bắt đầu phối hợp cùng đối tác tại Việt Nam và nhà phát triển SI tại Trung Quốc để triển khai hạ tầng IaaS, cấu hình mạng kết nối đến từng cửa hàng.
Đến cuối tháng 11/2018, toàn bộ khoảng 120 cửa hàng tại Việt Nam đã hoàn tất chuyển đổi, chính thức vận hành hệ thống mới dựa trên nền tảng FPT HI GIO CLOUD.

Kết quả đạt được: Vận hành ổn định chỉ sau một tháng, khắc phục mất doanh thu

Dự án được triển khai đồng thời tại 3 quốc gia và sử dụng 4 ngôn ngữ (Nhật, Trung, Việt, Anh). “Nhờ sự hỗ trợ của IIJ, quá trình đàm phán, triển khai giữa nhiều bên liên quan diễn ra suôn sẻ. Việc hoàn tất hạ tầng và chuyển đổi hệ thống trong vòng một tháng là kết quả vượt mong đợi,” ông Yamamoto chia sẻ.
Vì trung tâm dữ liệu đặt tại Việt Nam, kết nối giữa hệ thống quản lý và từng cửa hàng hoạt động ổn định. Nhờ vào hạ tầng mạng nội địa mạnh mẽ từ FPT Telecom, chất lượng kết nối được cải thiện rõ rệt.
Kể từ khi hoàn tất chuyển đổi, hệ thống vận hành ổn định, không phát sinh lỗi lớn. “Quá trình vận hành trơn tru giúp ngăn ngừa mất doanh thu, giảm thiểu đáng kể tình trạng hủy nguyên liệu hay đơn hàng bị trễ,” ông Saito chia sẻ đầy hài lòng.
Trước đây, khi gặp sự cố, các văn phòng địa phương thường xuyên phản ánh về trụ sở tại Nhật. “Tôi thậm chí từng phải bay sang Việt Nam chỉ để xử lý lỗi,” ông Yamamoto nói. “Giờ đây, số lượng khiếu nại giảm đáng kể, mang lại cảm giác an tâm rất lớn.”
Ministop hiện có khoảng 140 cửa hàng tại Việt Nam, và tiếp tục mở rộng với các dịch vụ mới, bao gồm tích hợp ứng dụng di động trong cửa hàng. “Chúng tôi sẽ nâng cấp tốc độ đường truyền và bổ sung các kết nối dự phòng. Rất mong chờ các đề xuất tiếp theo từ IIJ,” ông Saito nói.

Giải pháp triển khai:
• FPT HI GIO CLOUD – Hạ tầng đám mây doanh nghiệp
• Dịch vụ tích hợp hệ thống
• Dịch vụ thuê ngoài (outsourcing)